Automatizace kancelářských procesů

Příběh

Ušetřete si hodiny práce v exceluZjišťovali jsme jak moc je výraz "office automation" znám tady u nás v čechách. Kupodivu o něm moc lidí neví, dokonce ani wikipedie nezná tento výraz v češtine. Definovali jseme tedy pojem "automatizace kancelářských procesů"

Vytvořili jsme desítky různých kancelářských udělátek, které šetří čas. Představte si, že každý týden musíte na poradu připravovat tabulku o tom, jak vám funguje výroba. Musíte data vyčíst ze strojů, nebo získat od lidí ve výrobě. Následuje nudné přepisování čísel z tabulky do tabulky. Když to všechno uděláte zjistíte, že vzorečky nepracují, protože Vám někdo ten excelovský soubor nabourá. A tento příběh se opakuje týden, co týden. Věře mi, jde to lépe. 

Data se dají určitě odněkud vyčíst. Excelovská logika se dá nahradit programem, který vše spočítá v reálném čase. Teprve nyní se můžete plně věnovat tomu, aby výroba fungovala, jak má, a ne utápět hodiny sezení před excelem. 

Automatizace Vám přináší

  • Zjednodušení rutinních úkolů.
  • Bezchybný monitoring nad popisovaným problémem.
  • Ušetření lidí
  • Online vizualizace procesů, můžete online sledovat a porovnávat hodnoty, na kterých opravdu záleží. 

Co automatizace procesů umí

Představte si, že můžete mít systém pro správu budov. František z vaší společnosti může nahlásit, že je na záchodě rozbitá klika. Vzít telefon a nafotit rozbitou kliku. Tím založí ticket. Ticket bude přidělen zodpovědné osobě, Jardovi. Jarda vidí seznam věcí co je potřeba opravit až dodělá ty dvě věci, které přišli dříve opraví kliku. Na nic nezapomene, protože v programu vidí, co nemá vyřešeno. Opraví kliku, zaznamená to systému a František dostane email. Františku máš opravenou kliku. 

Nikdo nic nenosí v hlavě, všechno je podchyceno. Všechno funguje.


Představte si, že každý měsíc počítáte výplaty a odměny obchodníkům. Data musíte získat z docházky, kterou si píšou na papír, z účetního systému, kam se zaznamenává dovolená a projít smlouvy abyste získali informaci za kolik udělal kdo obrat. Obchodníci si můžou docházku zaznamenávat do systému, stejně tak i dovolenou, která se následně exportuje do Vašeho účetního systému. Smlouvy vytvářejí přímo v systému, takže není žádný problém zařídit, aby obchodníci viděli, za kolik mají prodáno, kolik z toho dělá jejich provize. Jedním klikem uděláte export dat pro účetnictví a co víc, uvidíte potenciál smluv před podpisem a můžete plánovat. 

Nikdo nic nikam nepřepisuje, všechno je naprosto přesné.


Představte si, že máte realitní kancelář. Máte systém, všichni zaznamenáváte informace o prodávaných nemovitostech, počet pokojů, typ nemovitosti, cenu, místo apod. Přijde za Vámi zákazník, který chce koupit nemovitost vy se ho zeptáte na pár údajů a vyjede Vám seznam shod nemovitostí. Představte si, že dříve jste to dělali na papíře. S každou poptávkou jste museli projít hromádku dokumentů s nemovitostmi a najít shodu. Některé nemovitosti už prodal kolega, takže se mohlo stát, že nabízíte klientovi něco, co už nemůže mít. 

Nenastane žádný průšvih. Nemovitosti se mohou automaticky exportovat na online portály s nemovitostmi.


Nyní si představte, jaký je Váš příběh a jak by se dal zautomatizovat. Je to těžké? Zkuste se podívat, jak my analyzujeme vaše firmy tady.

V podnikání nemůžete čekat, až bouřka přejde, je nutné naučit se tančit v dešti.